Preparando los cambios en las nuevas normas de sistemas de gestión.
Se espera que las nuevas normas de sistemas de gestión de calidad y medio ambiente ISO 9001 e ISO 14001 se publiquen este año que acaba de empezar, concretamente y de forma más probable después de verano. Por ello las organizaciones deben comenzar a preparar el camino para adaptar sus sistemas a aquellos requisitos que cambian o modifican los conceptos y/o las metodologías actuales.
El principal cambio en ambas normas se debe a la adopción de una estructura normalizada, definiciones, texto y requisitos comunes para las mismas.
Podemos hablar de algunos aspectos que quedan mimetizados en tanto se habla de información documentada dando mayor flexibilidad a los documentos y registros a establecer y mantener (por ejemplo no es exigible un manual de gestión y los procedimientos pueden estar o no documentados), por otro lado desaparece el representante de la dirección si bien eso se debe entender como una potenciación de la delegación de tareas dentro de la organización y también desaparece la acción preventiva que se justifica con el axioma de que el propio sistema de gestión debe ejercer esa función de prevención para asegurar un buen funcionamiento de la organización y la consecución de óptimos resultados.
Ahora bien, los nuevos requisitos giran en torno al contexto de la organización, entendiendo que un sistema de gestión no puede existir de forma aislada debiendo tener en cuenta:
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tanto aspectos internos como externos que deben identificarse incorporando al público objetivo que participa en la promoción, diseño, desarrollo, producción, comercialización, uso, regulación y opinión, aplicando el concepto del ciclo de vida en la vertiente ambiental,
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identificar las necesidades y expectativas de las partes interesadas,
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ejercer el compromiso con la protección del entorno incluyendo no solo la prevención de la contaminación sino también promoviendo el uso sostenible de recursos, la reducción del cambio climático y la protección de ecosistemas y biodiversidad entre otros,
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revisar el alcance y aplicabilidad del sistema de gestión de forma más global e identificar oportunidades y riesgos para adopción de medidas que permitan impulsar u optimizar la actividad a la vez que evitar o disminuir las amenazas del entorno.
Otros requisitos novedosos o reforzados a los que se deberá prestar atención hacen referencia al enfoque a procesos potenciando el análisis de entradas y salidas y el establecimiento, seguimiento y evaluación de indicadores para mejora del desempeño, al liderazgo como cualidad dirigida a la alta dirección y que debe redundar en su implicación y compromiso, a los conocimientos organizativos, a la competencia que deberá responder a la evaluación de la capacidad en la organización para la consecución de resultados, a la comunicación externa con las partes interesadas que se debe establecer al mismo nivel que las comunicaciones internas y a la provisión externa de bienes y servicios.
En definitiva, el sistema de gestión de una organización debe plantearse desde un enfoque basado en riesgos y alinearse con la gestión estratégica del negocio tanto en la vertiente de calidad como en la vertiente ambiental redefiniéndose en función del desarrollo de su conocimiento organizativo y de la evolución de su interrelación con su entorno local, regional y global.
Las organizaciones deberán pues adaptarse a estos nuevos estándares para lo que deberán analizar el estado vigente de sus sistemas de gestión, identificar aquello que debe y/o puede mantenerse y aquello que debe modificarse o incorporarse para dar cumplimiento a los nuevos requisitos pero siempre sin perder de vista que el objetivo es documentar o tal vez no el sistema de gestión establecido y usado por la organización y no crear un sistema de información documentada paralelo ajeno al funcionamiento y necesidades de dicha organización.
Para esta transformación pueden contar con sus propios recursos y/o contar con el punto de vista de un profesional que pueda acompañarles en ese camino. Una alternativa es la que suscribe este artículo.
